A virada de ano costuma vir acompanhada de muita organização dos documentos, principalmente para fazer as declarações contábeis e fiscais. Saber o que é a DIRF, por exemplo, faz toda a diferença para as empresas, pois é um recurso fundamental para garantir a conformidade fiscal.
Existem alguns documentos que precisam ser enviados a cada ano para a Receita Federal. A Declaração de Imposto de Renda Retido na Fonte (DIRF) é uma delas. A prazo se encerra no início de cada ano, geralmente, até o final do mês de fevereiro.
Neste artigo, confira tudo o que você precisa saber sobre o que é a DIRF e como fazer a declaração correta dos pagamentos do último ano!
O que é a DIRF e qual sua função na fiscalização tributária?
A Declaração do Imposto sobre a Renda Retido na Fonte (DIRF) é um processo de transparência dos pagamentos realizados pela empresa que retém imposto de renda na fonte. Ou seja, representa as contribuições realizadas pela fonte pagadora, no caso, o próprio negócio, que ficaram retidas como pagamentos e contribuições sociais.
Por exemplo, ao fazer o pagamento de um colaborador da empresa, uma parte do valor fica retida na fonte. O mesmo vale para contribuições sociais, como o Programa de Integração Social (PIS) e a Contribuição para o Financiamento da Seguridade Social (COFINS).
As empresas que realizam esses pagamentos, uma vez por ano, devem fazer a declaração dos impostos que ficaram retidos na fonte. Para isso, é preciso reunir informações, como:
- pagamentos realizados a pessoas físicas brasileiras ou domiciliadas no país;
- pagamentos e remessas enviados a residentes ou domiciliados no exterior;
- pagamentos de planos de assistência à saúde coletivos;
- valores de impostos sobre a renda e contribuições.
Em geral, a DIRF serve para informar os valores que já foram recolhidos de impostos incidentes sobre a folha de pagamento de colaboradores e pessoas físicas contratadas pela empresa.
Quem precisa entregar a DIRF e quais informações devem ser declaradas?
A DIRF deve ser entregue pela fonte pagadora. Sendo assim, se foi a sua empresa que realizou o pagamento, é ela quem deve fazer a declaração dos impostos retidos na fonte, uma vez que ficou com esses valores.
Vale a pena destacar que existem também os casos de empresas que não retiveram o imposto de renda, mas que contam com a obrigatoriedade da emissão da DIRF, como:
negócios de administração de desportos olímpicos;
empresas domiciliadas no país em que realizaram o pagamento de títulos ou aplicações financeiras para uma pessoa física ou jurídica residente ou domiciliada no exterior.
Para realizar a Declaração de Imposto de Renda Retido na Fonte, é necessário informar:
rendimentos com retenção na fonte de imposto de renda;
contribuições sociais e especiais realizadas no ano-calendário;
valor pago aos colaboradores no ano-calendário;
pagamentos a residentes ou domiciliados no exterior;
dividendos e lucros pagos;
entre outros.
Quais os prazos e deliberações para quem não cumpre essas obrigações?
O prazo máximo para a entrega da Declaração de Imposto de Renda Retido na Fonte costuma ser o último dia de fevereiro do ano seguinte ao calendário vigente. No ano de 2025, o documento deve ser entregue até às 23h59 do dia 28 de fevereiro.
A declaração é feita em um programa da Receita Federal chamado Programa Gerador da DIRF (PGD). O software pode ser baixado no portal da Secretaria Especial da Receita Federal do Brasil de maneira gratuita.
A empresa faz a entrega com uma interface intuitiva e, após concluir a declaração, é possível acompanhar o status da DIRF. Em geral, aparecem 5 opções depois da entrega:
em processamento — quando as informações declaradas ainda estão em análise;
aceita — quando a DIRF foi aprovada;
rejeitada — quando há erros na declaração e o documento deverá ser retificado;
retificada — quando a nova declaração substitui o documento com erros;
cancelada — quando a declaração perde os efeitos legais.
Vale a pena destacar que problemas no envio são de responsabilidade da empresa. Por essa razão, é importante se preparar com antecedência para fazer a declaração e evitar atrasos por erros de sistema, instabilidade na conexão da internet, entre outros problemas.
Tenha em mente que quando a Receita Federal não identifica uma falha direta no envio do documento, a empresa pode cair na famosa “malha fina”. Isto é, o processo de investigação de possíveis crimes, fraudes ou irregularidades tributárias.
Lembre-se de que atrasos na DIRF podem causar uma multa de até 2% ao mês, a partir de R$ 200,00. A taxa é incidente sobre o valor total de tributos e contribuições declarados no Imposto de Renda da Pessoa Jurídica (IRPJ). Portanto, prevenir esses problemas e manter a regularidade das entregas da empresa fazem toda a diferença.
Como preparar e enviar uma DIRF corretamente?
Já que a falta de entrega da DIRF pode causar problemas sérios para a empresa, nada melhor do que se preparar para fazer o envio correto. Para começar, reúna todos os documentos e informações necessárias para a declaração.
Depois disso, preencha os campos do programa PGD corretamente e revise os dados antes de confirmar. Após o envio, dá início o processo de análise pela Receita Federal. Em casos de inconsistências, o status da declaração vai mudar e apontar a necessidade de retificação.
Tenha em mente que não é apenas a retificação que ajuda a corrigir erros de preenchimento ou inconsistências nos dados. O programa também pode solicitar:
revisão dos dados declarados;
autorregularização, com ajustes feitos na internet em relação às informações da empresa.
A Karavela está aqui para ajudar você na declaração da DIRF. Conheça as nossas soluções e otimize os seus processos!
Como evitar erros na declaração para não aplicação da Receita Federal?
Para prevenir problemas na hora de fazer a sua declaração, vale a pena contar com uma assistência contábil especializada. A Karavela, por exemplo, é especialista em suporte a empresas digitais e oferece uma variedade ampla de serviços úteis para o seu negócio.
Além de auxiliar a gestão contábil da sua empresa, as especialidades da Karavela oferecem tudo o que o seu negócio precisa para fazer a declaração correta e apresentar os documentos comprobatórios necessários. Com essa parceria, a conformidade fiscal nunca foi tão fácil.
Em geral, saber o que é a DIRF vai ajudar a se preparar para fazer as declarações anuais e contribuições necessárias para a empresa. Essa é uma das etapas cruciais para manter o negócio em conformidade fiscal e prevenir problemas com a Receita Federal.
Quer saber mais sobre como investir no sucesso da contabilidade da sua empresa? Visite o nosso blog e confira mais conteúdos excelentes para a gestão contábil do seu negócio!
