Trocar de contador pode ser um processo desafiador para diversos negócios. Afinal, é preciso considerar uma série de fatores para garantir um processo de transição seguro e eficiente.
A boa notícia é que você tem toda a liberdade para escolher novos serviços de contabilidade, caso o atual não atenda às suas expectativas. Só precisa observar as regras de encerramento de contrato e solicitar os documentos financeiros.
Na prática, o processo não precisa ser tão complexo quanto parece. Neste artigo, vamos mostrar como trocar de contador de uma forma prática e tranquila. Acompanhe!
Sinais de que está na hora de trocar de contador
Uma das principais dúvidas que os empreendedores enfrentam é em relação ao momento ideal de trocar de contador. Afinal, será que é preciso procurar novos serviços ou é possível alinhar expectativas?
Para responder a essa pergunta, vale a pena fazer alguns questionamentos sobre as insatisfações com os serviços de contabilidade que a sua empresa contratou. Além disso, tenha sempre em mente que problemas com o contador, a longo prazo, aumentam os riscos de também enfrentar dificuldades com o Fisco, devido a irregularidades.
Sendo assim, é um grande indicativo que chegou a hora de trocar de contador, caso você esteja passando por uma ou mais das seguintes situações:
- mau atendimento;
- problemas de comunicação;
- erros frequentes;
- atrasos nos serviços;
- baixa proatividade.
- uso de ferramentas obsoletas;
- desconhecimento das novas legislações.
Principais problemas em contabilidades tradicionais
Com o surgimento de métodos mais modernos na contabilidade, muitas empresas cogitam trocar de contador para deixar para trás processos tradicionais e adotar ferramentas mais modernas.
Isso porque, em época da transformação digital, recursos tradicionais podem comprometer a competitividade, a segurança dos dados, o relacionamento com os cliente e a gestão de inovação da sua empresa.
Benefícios da contabilidade digital em comparação à tradicional
Por essa razão, a contabilidade digital se destaca cada vez mais no mercado, em comparação aos métodos tradicionais. Afinal, contam com soluções capazes de oferecer mais benefícios para uma empresa.
A seguir, conheça algumas das maiores vantagens de escolher a contabilidade digital em vez da tradicional!
Facilidade na comunicação
As empresas de contabilidade digital sabem que um dos diferenciais para o sucesso de um negócio é a comunicação. Por essa razão, oferece mais canais de suporte ao atendimento ao cliente.
Dessa forma, se você tiver alguma dúvida ou precisar de um atendimento rápido, pode entrar em contato com um chatbot ou um atendente por meio de canais automatizados e ágeis. Isso diminui a frustração e a insatisfação com a falta de suporte.
Variedade de serviços
De planejamento tributário a BPO financeiro: as empresas de contabilidade digital oferecem serviços mais diversificados e personalizados para as necessidades do seu negócio.
Essa é uma grande vantagem para o orçamento da sua empresa. Afinal, você pode investir em serviços que trazer mais retorno e geram mais vantagens para a rotina de gestão organizacional, principalmente no que diz respeito a atividades relacionadas a:
- gestão fiscal;
- controle financeiro;
- análise de oportunidades;
- aplicações estratégicas.
Otimização de tempo
O uso de ferramentas digitais e técnicas de automação também fazem com que a contabilidade digital seja mais ágil, em comparação à tradicional, ainda que os escritórios usem tecnologias.
Uma das razões pelas quais a contabilidade digital é mais produtiva e otimiza os processos das empresas parceiras é o modelo de gestão. As atividades são programadas para serem realizadas com o máximo de produtividade e eficiência, o que gera economia de tempo, energia e recursos.
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Garantindo uma transição segura de dados fiscais
Já que trocar de contador para adotar serviços digitais de contabilidade parece uma boa ideia, nada melhor do que fazer um processo estratégico para garantir ainda mais vantagens com essa transição.
Uma das maiores preocupações das empresas é com relação à segurança dos dados fiscais. Afinal, qualquer perda, pode gerar irregularidades e trazer problemas com os órgãos fiscalizadores.
Sendo assim, confira um passo a passo para trocar de contador de forma mais segura!
Informe o contador atual
O primeiro passo é emitir um comunicado sobre a transição. Ao explicar quando será o último mês de contratação da equipe antiga, é possível alinhar processos e definir prazos para a finalização do contrato.
Nesse contexto, garanta que as cláusulas contratuais permitam o encerramento da parceria dentro do prazo desejado. Com isso, você evita também pagar multas por quebra de contrato.
Converse com a nova empresa
Ao escolher o novo contador, indique a partir de que mês a empresa contratada ficará responsável pela contabilidade do seu negócio. Além disso, defina todos os serviços incluídos na contratação.
Após isso, é preciso preencher o termo de transferência de responsabilidade técnica do antigo para o novo escritório de contabilidade. Com isso, são liberados os documentos fiscais e contábeis para fazer a transição.
Analise os documentos
O antigo contador precisa entregar uma série de documentos relacionados à gestão contábil da sua empresa para que a nova responsável seja capaz de manter o gerenciamento fiscal, tributário e financeiro.
Na lista de documentos que devem ser entregues na transição, estão:
- certificado digital;
- RG e CPF dos sócios;
- contrato social;
- código do Simples Nacional;
- acesso ao site da Prefeitura e do Governo;
- balanço patrimonial;
- Demonstração do Resultado do Exercício (DRE);
- Livro Razão e Livro Diário, se houver;
- notas fiscais e recibos.
Perguntas essenciais ao escolher um novo contador
Se você tem dúvidas se está contratando bons serviços de contabilidade, vale a pena fazer algumas perguntas essenciais para esclarecer quaisquer questões. Assim, é possível garantir que a contratação é a mais vantajosa para a sua empresa.
Entre as perguntas essenciais para escolher o novo contador, é possível fazer:
- Existe registro no Conselho Regional de Contabilidade (CRC)?
- Quanto tempo de experiência com contabilidade?
- Quais os serviços contábeis oferecidos?
- Qual a sua especialidade com empresas como a minha?
- Quais ferramentas de gestão contábil são utilizadas?
- Com que frequência os sistemas de gestão contábil são atualizados?
- Quais os honorários?
- Quais os possíveis custos adicionais?
- Quais os prazos para cada serviço?
- Como é feito o tratamento dos dados e quais os cuidados com a segurança da informação?
- Quais os canais de comunicação disponíveis e qual o tempo de resposta?
Em geral, trocar de contador pode ser um processo burocrático, de início, pois envolve a busca por novos serviços. No entanto, pode trazer muito mais tranquilidade, segurança e eficácia para a sua gestão contábil, tributária e fiscal. Por essa razão, vale a pena investir nessa transição.
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